新製品発表会や戦略発表会をはじめとしたPRイベントは、複数の報道関係者に対して一度にメッセージを発信できる貴重な機会です。しかし、一歩まちがえると、本来の意図とは異なる内容でメディアに掲載されてしまうというリスクもあります。今回は、そんな"残念な発表会"にしないためのポイントを、ビルコム株式会社 統合プランニング局・イベントディレクターの吉田がご紹介します。

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ポイント1：記者の来場数だけを追い求めない！

「今度の新製品発表会は、来場記者数100人が目標です！」――。記者発表会を開催するとき、このようなかけ声のもと、日々、招聘状況を確認していると思います。しかし、来場記者数は、あくまでも中間KPIに過ぎません。重要なことは、メディア掲載の質と量です。

情報を最終的に受け取る生活者からすると、発表会に何人の記者が来場したかは重要ではありません。生活者の関心は、自分が興味を持つ内容かどうかのみです。そのため、「ターゲットにリーチできる媒体に、期待通りの内容で掲載されること」を目標にするべきです。

ポイント2：来場できない記者へのフォローをお忘れなく！

近年、メディアを取り巻く環境は非常に厳しく、予算の関係から記者数を削減しているメディアもあります。実際、「記事を執筆しなければならないため、記者発表会に参加する時間が取れない」という記者の声もたびたび耳にするようになりました。この傾向は、今後も続くことが予想されます。

また、他社の記者発表会とスケジュールが重なってしまい、来場記者数が少なくなってしまうこともあります。一般的に、記者が活動しやすい火～木曜日の午前と午後の早い時間帯は、発表会が多く開催される傾向があるので、他社の記者発表会とスケジュールが重なることは珍しくありません。

したがって、来場できなかった記者に情報を届けるための打ち手もあらかじめ用意しておく必要があります。プレスリリースや商品カタログはもちろんですが、登壇者がスピーチしているシーンの写真やプレゼン資料、会場内のキービジュアルや装飾展示物の写真、そのほかプロモーションビデオ（PV）などの映像を、不参加のメディアへ配布することをお勧めします。

ポイント3：会場選びのコツは「安い」「近い」と「付帯設備の充実度」

せっかく記者発表会を開催するのだから、豪華な会場で実施したい――。そう思うのは当然です。しかし、記者発表会は、パーティとは異なります。一般的な記者発表会では会場名が記事になることはないので、必要以上に豪華な（高価な）会場で開催せず、浮いた予算を「理想の内容で掲載されるため」に投下したほうが賢明と言えます。

また、多忙な記者のために、主要駅から近い会場で開催するのが基本です。理想は、雨が降っても濡れることのない駅直結の会場です。つまり、ポイントは「安い」「近い」ですが、体験型イベントのように雰囲気も重要なイベントの場合は、会場選びには大いにこだわったほうがよいでしょう。

もうひとつ、会場選定で重要なことがあります。それは、付帯設備の充実度です。音響・照明・映像などの設備、ステージ、カメラ台、控室など、発表会に不可欠な設備が付帯されていれば、費用を抑えることができます。会場によっては、会場費が安い代わりに付帯設備がなく、すべて別料金となるところもあります。イベント会場のホームページを見ただけではわかりにくいので、予約する前に必ず問い合わせましょう。

ポイント4：イメージや勘に頼ったタレント選定はもう古い

前述したとおり、記者発表会の目的は、「ターゲットにリーチできる媒体に、期待通りの内容で掲載されること」です。そのためには、掲載の理想イメージから発表会のコンテンツを逆算する必要があります。発表会に登場する出演者（タレント）もコンテンツの1つ。伝えたいメッセージに最も適したタレントを起用し、どのような演出を行ったら理想の掲載に近づくかを計算しましょう。

とはいえ、タレント選定ではメディアの集客力についても吟味する必要があります。集客力を比較する際は、勘に頼らずデータに基づいて客観的な選定をしましょう。実際に当社では、過去の報道を分析したデータをタレント選定に活かしています。当然、情報波及の観点からSNSのフォロワー数なども確認することは不可欠ですが、1つのメディア掲載から一気に拡散していくこともあるため、拡散力のあるメディアが関心を持つタレントであることも条件となります。

ポイント5：「購入したい」「体験したい」と思わせるフォトブースを作る

イベント開催の直前になってコスト削減の対象とされやすいのがフォトブース（装飾展示）です。実際、「商品写真を配布するのだから、会場内の商品展示は不要では？」「写真を撮ってもらうためだけに、ここまで費用をかける必要はないのでは？」と疑問を持つクライアントも少なくありません。

しかし、理想の掲載を獲得するために、記者が撮りたくなる画素材を用意しておくべきです。例えば、野菜ジュースの単なるパッケージ写真と、原材料として使われている国産野菜でデコレーションした中に野菜ジュースのパッケージが置かれている写真では、どちらが飲んでみたくなるでしょうか。食品であれば美味しさをより感じさせるシズル感、化粧品であれば美的欲求をそそられるような装飾展示のほうが、望ましいことは言うまでもありません。

記者が撮りたくなる写真とは読者が関心を寄せる写真であり、それは読者が購入や体験をしてみたくなる写真であると言えます。したがって、商品やブランドのメッセージを訴求するために、装飾展示から手を抜いてはいけません。インスタグラマーが写真にこだわるのと同様に、発表会場内の装飾展示も、実は非常に重要なのです。

ポイント6：記者発表会が終わったら実績データに基づいて振り返りを行う

記者発表会が終わったら、必ず振り返りを行いましょう。このときに気を付けたいのが、「量」と「質」の両面から振り返ることです。まず、量の観点では、来場記者数でなく、掲載数やターゲット層へのリーチ数をしっかり把握したいところです。事後アプローチも含め、どのメディアでどのくらい波及したかをチェックしておくと、次回の参考になります。

質の観点では、記事の論調、使用された写真、掲載に対するソーシャルメディアでの反応などをチェックしましょう。当社では、独自開発した広報・PR効果測定ツール「PR Analyzer(R)」を使ってテレビやWebニュースの記事、またFacebookにおけるWebニュースの波及数データを収集し、分析しています。この振り返りが次回の発表会をさらなる成功へ導く第一歩となります。

ビルコムでは、商品の新発売時やリニューアル時など、様々な発表会を企画から運営までご支援しています。記者向け、インフルエンサー向けなど、お客様のニーズに合わせて最適なプランを提案可能ですので、「発表会 がマンネリ化している」「時代に合わせたより良い手法を知りたい」という方はぜひお気軽にご相談ください。

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