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  • 2020年05月25日
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【チェックリスト付き】広報担当が押さえたいオンライン取材5つのポイント

時間と場所の制約を受けないオンライン取材は、今後も採用される機会が増えると思われます。本記事では、広報担当者が押さえておくべきオンライン取材のノウハウ・コツを、5つのポイントにまとめてご紹介します。

ノウハウをまとめたチェックリストは下記からダウンロード可能です。

 

広報担当者が抑えたいオンライン取材5つのポイント

 

①記者の立場に立った事前準備

オンライン取材はまだ広まったばかりですが、一番に優先してほしいのは記者の立場に立った準備です。記者にとっても不慣れな環境での取材になるので、広報担当者は対面のとき以上に記者視点で準備をしたいところです。


例えば、以下のような準備が必要になるでしょう。
 

・万が一のトラブルを想定して取材時間は少し長めに設定
・記者が使い慣れているオンライン会議ツールを使用する
・具体的に紹介したい商品がある場合は事前に確認をした上で記者の自宅に郵送する
・画面録画や録音をする場合は記者に事前に断りを入れておく

 

そして対面と同じですが、質問案を事前に共有していただくよう記者に依頼することも必要です。取材対象者と打ち合わせをして、話す内容を整理しておきましょう。

また、取材時のオンランイン会議用URLは当日の朝にもう一度共有するといいと思います。参加者、記者含めリマインドをしておくことで、入室が遅れるなどのトラブルを防げます。

②スムーズな運営を成立させるネット環境の準備

オンライン取材で起こりがちなトラブルが、ネット回線の接続不良による中断やノイズの混入です。限られた時間でスムーズに取材を進めるためにも、取材対象者ふくめ事前の準備をしっかりと行っておくことが大切です。

まずは、インターネットの速度。Googleで「インターネット_速度」と検索すると、速度テストが行えるボタンが現れます。

引用:Google


こちらで「速度テストを実行」ボタンを押すと、自分が使用しているネットの速度を調べることができます。速度が遅い場合は他の端末の接続を切るなど、どのようにしたら高速になるか試しておくと安心です。


上記は高速の場合のテスト結果。 引用:Google

 

ネット環境でいうと、もう一つ大事になるのが音声です。PCのスピーカーとマイクを使用してももちろん大丈夫なのですが、周囲のノイズを拾いやすくなってしまいます。

そのため、高価なヘッドセットでなくとも、マイク付きイヤホンを準備しておくのがオススメです。ワイヤレスでBluetooth接続できるものでもいいですが、有線だと接続が切れる心配もなく、かつ音質がクリアです。

取材対象者がこの辺りのPC設定に不慣れな場合、前もって事前リハーサルをしておきましょう。

 

③取材に向けた準備物は丁寧すぎるくらいが丁度いい

オンライン取材に向けて用意しておきたいのが下記5つです。

1)商品写真や取材対象者の写真素材

対面で会うことができないので、記者はPCのスクリーンショットを撮影するしか方法がありません。そこで、取材対象者のプロフィール写真や商品の写真を事前に用意しておくことをオススメします。


場合によっては取材対象者が話している最中の写真を求められることもあるので、記者に事前確認をしておきましょう。

 

2)画面共有用資料

オンライン取材の場合は、画面共有によって同じ資料を見ながら会話をすることができます。その際に気をつけたいのが“見やすさ”。話を聞きながらでも整理できるよう、図解するなどわかりやすいビジュアルを心がけましょう。

 

3)背景合成用の壁紙

自宅か会社の会議室などから参加される方が多いと思いますが、自宅の場合は背景に生活感が出ないようにしたいところです。なぜなら、記者は画面のスクリーンショットを記事に使用する場合もあるからです。無地の壁や写り込んでも違和感のない本棚などが背景になるようにしましょう。

それが難しい場合は、合成できる背景を使用してもいいですし、会社のロゴで壁紙を作成してしまうのも一つの手です。ただ、記者によっては企業ロゴが全面に出ることを好まない場合もあるので、事前にヒアリングしておくと安心です。

 

4)取材関係者の名刺データ

対面と違って、名刺交換をすることができないのが課題だという声をよくうかがいます。オンライン取材の場合は、取材関係者の名刺データをスキャンして事前共有しておくといいと思います。

 

5)アイスブレイク用の話題

オンラインで初対面、かつ取材というオフィシャルな状況だと、どうしても打ち解けるまでに時間がかかってしまうものです。それは取材対象者だけでなく記者も同じですので、冒頭でアイスブレイク用の話題をふったり、「今日はざっくばらんに質問してくださいね」と声をかけたりするなどの空気作りが大切です。

④オンラインならではの魅せ方ににこだわる

オンラインは対面と違って相手の表情が伝わりにくいものです。ですので、いつも以上に見え方・魅せ方には気をつける必要があります。

まず、マナーとして取材開始5分前には入室して記者を待ちましょう。背景や音声の最終確認もここで行っておくと安心です。

そして、魅せ方で気をつけたいのが以下4点。

 

1)自宅ならマスクは外す

個室で一人だけならマスクを外しましょう。表情が読み取れないと記者が質問しづらくなってしまいます。

 

2)カメラ目線を意識する

つい画面を見て話しがちですが、自分が話す時はカメラ目線で、画面の向こうの記者に語りかけるつもりで話しましょう。カメラの位置によっては目線が下がってしまう可能性があるので、PCスタンドを使用するなど工夫をしましょう。

 

3)リアクションは大きく

オンラインだと、微妙な顔の表情が読み取れないことが多々あります。「話を聞いていますよ」という意思を伝えるためにも、うなずいたり、相槌を声に出したり、大きめのリアクションを心がけることをオススメします。

自身が話す時も声のトーンを上げたり、笑顔を意識してつくったりするなど、記者が話しやすい雰囲気を作りましょう。

 

4)身だしなみもオンライン仕様に

服装はもちろんビジネス仕様ですが、背景と同化しないように気をつけると尚良いです。明るめの色のトップスだと顔の表情が生き生きとして見えます。

また、女性は普段より少し濃い目のメイクをすることで、オンラインで映える顔を作ることができます。WWDの記事によると、「チークとリップは2割り増しくらいがちょうどいい」とのこと。画面を通すと画質によってはどうしても印象がぼやけてしまうことがあるので、華やかさには気をつけたいですね。

 

⑤事後フォローはオフラインよりも丁寧に

いつもの取材と同じく、事後フォローは忘れずに行いましょう。事後共有する資料や素材の確認はもちろん、改善点をうかがって次回の取材に生かすと、オンライン取材の完成度が上がっていきます。


また、記者との関係性によっては、EightなどのビジネスSNSでつながることも提案して良いと思います。


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まとめ

これから対面取材とダブルスタンダードになっていきそうなオンライン取材。当社でもお客様のオンライン取材をアレンジすることが増えてきましたし、2020年5月現在はメディアプロモートをオンラインのみで行っています。

オンラインで完結させるPRについて課題をお持ちの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。各社の状況に応じて最適なPR戦略をご提案させていただきます。


(書き手:ビルコム株式会社・高橋)


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